通常我們只要看到Recommendation、Evaluation、Reference、Appraisal與Letter這些字的排列組合，實際上指的就是推薦信。例如：Recommendation Letter、Letter of Recommendation、Letter of Reference等等。簡言之，推薦信就是由推薦人所撰寫的一封信件格式的短文。由于是信件的形式，所以除了一般信件的格式外，并無制式化的要求內容。但實際寫作時，其內容可考慮涵蓋推薦表格所提及之問題，寫在不同的段落中。為了推薦人的方便起見，建議先將一些常見問題寫出并告知推薦人，讓推薦人在撰寫書信時，有個參考的依據。

       一、推薦信所扮演的角色

       推薦信，應是由推薦人親自撰寫。有時推薦人會要求申請者先擬一份推薦信的草稿，讓推薦人了解申請者所欲表現的重點，再加以修正，以期達到最好的效果。

       推薦信在入學申請時所扮演的角色如下：

       1、與申請者的其它數據相互呼應

       這是推薦信最主要的功能。在評量一個申請者合格與否時，第一關會依據一些數據來剔除一些明顯不合格的申請者。接下來評審委員是根據大學成績、測驗分數、讀書計劃、推薦信（申請MBA還要加入工作經驗與Essay）等數據得到的整體印象來評分。

       推薦信的最大功用，在于讓評審委員從一個較客觀的角度來了解這個申請者。也就是說，推薦信在整個評選的過程中，扮演的是一個支持整體申請數據可信度或加強整體印象的角色。如果申請者的成績一塌糊涂，讀書計劃牛頭不對馬嘴，一封把申請者捧上天的推薦信不但無法讓他起死回生，反而會因為推薦信內容與申請者其它數據嚴重沖突而適得其反。但對于在錄取與否的灰色地帶掙扎的申請者來說，一封有特色、誠懇、具體、能與申請數據各部分相互呼應的推薦信，卻可能是被評審委員接受的關鍵所在。

       2、呈現其它申請數據中無法出現的特殊優勢

       對大部分的申請人來說，光是申請表、讀書計劃、履歷等數據，有時候并無法將申請者在其它領域中的杰出表現呈現出來，而這些杰出表現，雖然乍看之下與申請研究所所需的條件并無相關，但卻有可能是讓申請者脫穎而出的重大關鍵。除了與申請者的數據相互呼應外，推薦人若能適切的陳述出申請者在其它文件中無法表現出的特色，能給予評審委員特殊的印象，自然可讓申請人比其它眾多申請者更突出。有些學校會在申請條件上詳細列出申請者需要哪些特殊條件，例如GRE? 學科測驗的分數，或學校社團活動證明。但若是推薦信中能有力地強調該名申請者在這方面的具體事跡及能力，審核委員也會斟酌考慮免除這方面的要求。

       二、推薦信撰寫注意事項

       1、一致性

       「一致性」可稱的上是撰寫推薦信的最高指導原則。推薦信最重要的功能，就是與其它申請數據相互呼應，給予評審委員前后一致的印象。因此在撰寫推薦信時，絕對要注意與其它數據間的關聯性，不要吹噓過頭而穿幫。例如履歷資料或Essay中吹噓自己在某大企業中有多偉大的全職工作經驗，但推薦信中卻只提到這個申請者在這里短期打零工，對評審委員來講，恐怕只會有一個印象：「有人沒說真話，而這個沒說真話的人絕對不是推薦人！」

       2、明確性與具體性

       英文寫作最重要的一件事，就是要「明確而具體（specific）」，能夠將5W1H（When, Where, Who, What, Why, How）交代清楚，而非僅以形容詞取代。例如教授替學生寫推薦信時，不要只寫「他是一個很用功、很認真的學生」，最好能具體地描述為什么這個學生會給教授「很用功」或「很認真」的印象呢？例如，是因為教授某次在大部分學生都去狂歡的日子，看到這個學生仍在圖書館死命的K書，或這個學生每次都會充分利用Office Hour的時間去跟教授請教課業上的問題，還是這個學生做過幾份內容充實、有原創性、令教授印象十分深刻的報告等諸如此類的敘述。

       又例如主管替部屬寫推薦信時，不要只說這個部屬「很有創意」或「有領導潛力」。應透過推薦信，告訴入學評審委員，這名申請者在處理一個狀況時，運用了怎樣的能力，又有怎樣的工作成就。例如執行一個針對個人用戶的行動電話營銷企劃項目，這名申請者（被推薦人）運用怎樣的統計及市場調查方法，開發了一群怎樣的潛在客戶，并因為這群客戶的開發，使這個產品在某地區的銷售額有多少增長。或帶領一個青少年新編創造思考測驗的研究團隊時，這名申請者如何將不同性質與要求的研究工作，分配給不同個性、專長的研究人員，并在某項指標未能如期達成時，申請者如何鼓舞團隊工作士氣等。

       3、合理性

       合理性亦是推薦信寫作時必須顧慮到的地方。達成合理性的唯一方法就是使其內容明確而具體。依常理判斷，一個跨國大公司的臺灣區總裁幫一個從事短期工作的工讀生寫推薦信，或一個物理系教授幫一個從未上過相關課程的中文系學生寫推薦信，這樣的狀況雖然可能發生，但并不常見。

       若有這種狀況，只要推薦信中能很明確地描述推薦人與被推薦人的關系，以及從這樣的關系中，推薦人觀察到被推薦人怎樣杰出的專業能力與人格特質，能對未來研究生涯有所幫助。在描述細節夠明確、清楚的狀況下，評審委員才有理由相信推薦人與被推薦人之間確實有密切的接觸，進而認為這封推薦信值得采信。

       三、請誰寫推薦信

       學校通常會在申請文件說明書當中注明，推薦者為「申請者在學業或工作上直接的監督者，有機會能密切觀察申請者在各方面的能力」。符合這樣條件的人不少，包括了學校教授、導師、專題指導老師、或工作上的直屬長官等等。

       在挑選寫推薦信的人選前，必須考慮下列因素：

       1、推薦人與你的關系

       推薦人與你的交往深淺程度會直接影響到推薦信的效力。推薦信的內容若能對申請者在各方面的能力做出清楚而精確的描述，并能舉出具體的事跡，對審核入學申請的眾委員來講，是相當有說服力的。相反的，一封充斥著語焉不詳、空泛籠統的溢美之詞，又缺乏能說服人之左證事跡的推薦信，其效力是十分有疑問的。因此，在大學時代盡量與老師建立良好關系，或是在課堂上、社團中盡力表現爭取老師的認同，才能使老師知道如何針對你的特點寫推薦信。

       2、推薦人的學習經歷

       學習經歷包含職務、服務單位、學位、畢業學校等。一般而言，美國大學院校對校友相當重視，所以校友的推薦信會有一定程度的影響力。若找一位該校校友寫推薦信，請不要忘了提醒推薦人在內容中注明他是校友，否則評選委員可能不了解其背景。

       除了校友外，若推薦人曾經在該所學校任教，或曾經與你所申請學校的某位入學評審委員共事過，這樣的推薦自然有相當程度之影響力。這類推薦人是可遇不可求的，因此推薦人本身的社經地位有時會有錦上添花的效果。

       在推薦信內容相同的狀況下，推薦人服務的機構聲譽越好，本身的職位越高，越能給對方一種印象：「這樣不得了的人都愿意替他寫推薦信，這個申請者必然有某些過人之處吧！」如果想找的幾位推薦者真的都很了解你，在其它條件（如推薦人的關系、知名度、及學習經歷等）相去不遠的狀況下，找系主任寫可能會比找教授有利，找教授又比找副教授或講師理想。若欲申請MBA，請總經理幫你寫推薦信，可能會比找專員寫推薦信要有力多了。

       值得注意的是，權高位重的推薦人會讓審核委員的眼睛為之一亮，但是推薦信的內容若無法表現出對申請者的了解，只是空泛的形容詞，而無具體的實例，那倒不如找一個真正了解你的能力與長處的師長為你寫推薦信。